EBRU SUNGUR – Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-belge kullanımını yaygınlaştırmak amacıyla yaptığı düzenlemeyle 2020 ve 2021 yılı brüt satış hasılatı 4 milyon TL üzeri olan işletmelerin e-faturaya zorunlu olarak geçmesinin ilk ayı geride kaldı. Bu süreçte Türkiye’deki 3.2 milyon işletmenin 750 bini e-fatura kullanıcısı oldu. 2022 hesap dönemi sonunda brüt satış hasılatı 3 milyon TL’nin üzerindeki işletmelere de e-fatura zorunluluğu getirilecek. Böylece e-fatura kullanan işletme sayısı 1.5 milyona yaklaşacak. Bununla birlikte zorunlu olarak başlayan geçişin gönüllü olarak hızlanarak devam edeceği de öngörülüyor. Zira e-fatura, kayıtdışını azaltmasının, maliyetleri düşürmesinin, hataları minimize etmesinin, çevreyi korumasının yanı sıra tahsilatları da hızlandırıyor. E-faturaya geçen işletmelerin tahsilatlarının üçte bir oranında hızlandığını gören diğer işletmelerin, zorunlu olmasalar da kağıt faturayı bırakma eğilimine girecekleri öngörülüyor.

E-fatura hakkında her şeyi bulut tabanlı ön muhasebe programı Paraşüt’ün Kurucu Ortağı ve CEO’su Sean X Yu ile konuştuk.

Bulutta saklanıyor

– E-faturaya geçmenin avantajları nelerdir?

E-faturaya geçmek işletmelere hem zaman hem de maliyet avantajı sağlıyor. Kağıt fatura kullanan işletmeler, arşivleme, baskı ve kargolama gibi pek çok maliyeti üstlenmek durumunda kalıyor. Öyle ki tüm bunlar hesaplandığında bugün bir matbu faturanın gönderim maliyeti kargo, posta, kağıt, toner gibi giderlerle birlikte 25-30 TL’yi buluyor. Halbuki e-fatura kullanıldığında bu rakam kuruş seviyesine düşüyor. Zaman açısından da bakarsak, e-fatura kullanan işletmeler, tahsilatlarını çok daha kısa bir sürede gerçekleştiriyor. Faturada bir hata olması veya karşı tarafın faturaya itiraz etmesi gibi sorunlar çok daha hızlı ve pratik olarak çözüme kavuşturuluyor. Bu noktada sadece KOBİ’ler değil bu işletmelerin en büyük destekçilerinden olan muhasebeciler ve mali müşavirler de büyük avantaj sağlıyor. Bunun yanı sıra artık kağıt fatura koçanı taşımak ve bulundurmak zorunda kalmamak da fiziksel bir konfor yaratıyor. Örneğin e-faturaya geçen firmalar, faturalarını bulut ortamında saklayabildikleri için matbu faturaları kaybetme korkusu yaşamıyor. Ayrıca e-fatura, Maliye Bakanlığı sistemi üzerinden karşı tarafa ulaştırılacağı için firma, faturanın müşteriye ulaştığından da emin oluyor. Yaptığımız incelemeler, e-fatura kullanan kurumların kullanmayanlara göre tahsilatlarını üçte bir oranında daha kısa sürede yaptığını gösteriyor. Bu da işletmeler için hiç kuşkusuz oldukça büyük bir avantaj.

Kullanımı basit

– E-fatura bir işletmeye yılda ortalama ne kadarlık tasarruf sağlar?

E-faturaya geçen firmalar hem kağıt, baskı, matbaa ve zarf gibi maliyetlerinden hem de kargo, posta, kurye maliyetlerinden tasarruf eder. Bu tasarruf bedeli firmanın büyüklüğüne göre değişebilir. Bir işletmenin ortalama tasarrufu yıllık 10 bin TL’den başlayıp; kargo, kurye durumuna göre 100 bin TL veya daha büyük bir rakama kadar ulaşabilir.

– E-faturaya geçen bir işletmenin bu işlemleri yürütmek için yeni eleman almasına ya da elemanlarına eğitim sağlamasına gerek var mı?

E-fatura sistemini kullanmak için özel bir eğitime ihtiyaç duyulmuyor. Özellikle Paraşüt’te biz kullanım kolaylığını oldukça önemsiyoruz. Özetle günümüzde neredeyse her bir bireyin en az bir sosyal medya hesabı olduğunu düşünürsek, sosyal medya platformu kullanan bir bireyin rahatça kullanabileceği bir uygulama yaptık. Bir başka deyişle muhasebeden hiç anlamayan birinin bile rahatlıkla kullanabileceği bir arayüz tasarladık. Paraşüt uygulaması mobil cihazlardan da kolaylıkla kullanılıyor.

GEÇİŞTE 5 PÜF NOKTASI

1-) Teknik altyapı kontrol edilmeli ve bilgisayar sistemleri çok eski olmamalı. E-fatura başvuru sürecinde Windows 8 ve üstü işletim sistemleri ile işlem yapılması öneriliyor. Kurulum sonrası süreçlerde Mac OS ile e-fatura kesmeye devam edilebilir.  

2-) Firma e-faturaya geçebilmek için mali mühür temin etmeli. Şahıs firmaları, başvurularını mali mühür yerine e-imza ile de yapabilir. Ancak e-fatura kullanmak isteyen tüzel kişilerin mali mühür alması zorunlu.

3-) Firma hangi e-belge sistemini kullanacağına dair bir araştırma yapmalı, GİB Portal ve özel entegratör arasındaki avantajlar ile dezavantajları gözetmeli. Aynı şekilde özel entegratörler arasında tercih edeceği firmanın sunacağı hizmet ve özellikleri detaylı incelemesi de çok önemli.

4-) Firma e-faturayı kullanacağı sisteme karar vermeli ve bununla ilgili firmalarla anlaşma yapmalı.

5-) Firma, seçtiği özel entegratörden e-fatura geçiş süreci ve e-fatura kullanımına dair detaylı bilgi almalı, tüm soru işaretlerini gidermeli.